# Podpis elektroniczny w kadrach i HR

> Które dokumenty kadrowe podpiszesz online, a które wymagają formy pisemnej. Umowa o pracę, wypowiedzenie, informacja o warunkach pracy, zlecenia i NDA.

Źródło: https://halodokumenty.pl/dla/kadry-i-hr
Autor: Mikołaj Buczak, Członek Zarządu Halo sp. z o.o.
Opublikowano: 2026-09-27, zaktualizowano: 2026-10-02
Stan prawny na: 2026-09-27

## W skrócie

- Umowę o pracę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 KP); online formę pisemną spełnia tylko podpis kwalifikowany.
- Wypowiedzenie umowy o pracę też powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 KP).
- Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca może przekazać w postaci elektronicznej (art. 29 § 3 KP).
- Umowy zlecenia, NDA ze współpracownikami i wiele oświadczeń podpiszesz zwykłym podpisem online.

## Krótka odpowiedź

**W HR część dokumentów wymaga formy pisemnej, a część podpiszesz zwykłym podpisem online.** Umowę o pracę i jej wypowiedzenie Kodeks pracy każe składać na piśmie, więc zdalnie potrzebny jest podpis kwalifikowany. Umowy zlecenia, umowy o poufności i informacje, które mogą mieć postać elektroniczną, podpiszesz w HaloDokumenty.

## Co wymaga formy pisemnej

| Dokument | Przepis | Online |
|---|---|---|
| Umowa o pracę | „Umowę o pracę zawiera się na piśmie” (art. 29 § 2 KP); bez tej formy umowa jest ważna, ale pracodawca musi potwierdzić jej warunki na piśmie | kwalifikowany podpis elektroniczny |
| Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia | oświadczenie „powinno nastąpić na piśmie” (art. 30 § 3 KP) | kwalifikowany podpis elektroniczny |

Kodeks cywilny za równoważną formie pisemnej uznaje formę elektroniczną z podpisem kwalifikowanym (art. 78¹ KC).

## Co możesz przekazać lub podpisać online

- **informacja o warunkach zatrudnienia:** pracodawca informuje pracownika „w postaci papierowej lub elektronicznej” (art. 29 § 3 KP),
- **umowy zlecenia i o dzieło** ze współpracownikami (bez szczególnej formy, art. 627 i 734 KC),
- **umowy o zachowaniu poufności** ze współpracownikami i kandydatami,
- **oświadczenia i potwierdzenia**, dla których przepis nie wymaga formy pisemnej, na przykład potwierdzenie odbioru sprzętu,
- **zgody na przetwarzanie danych** w procesie rekrutacji.

Zanim przeniesiesz dany dokument do obiegu online, sprawdź, czy przepis albo regulamin pracy nie wymaga dla niego formy pisemnej.

## Jak to wygląda w praktyce

Przygotuj dokument w PDF, dodaj pracownika lub współpracownika jako osobę podpisującą i wyślij. Jeśli dokument ma podpisać kilka osób w określonej kolejności, na przykład kierownik, a potem dział kadr, ustaw kolejność podpisów. Każdy dostanie PDF z certyfikatem podpisów, który możesz dołączyć do dokumentacji.

Dokumenty, które wysyłasz często, na przykład umowę o zachowaniu poufności dla nowych współpracowników, zapiszesz jako szablon z polami podpisów. Przy wysyłce możesz (w planie Core i wyższym):

- **poprosić o pliki**, na przykład skan zaświadczenia albo oświadczenia: osoba prześle je na stronie podpisu jako PDF, JPG albo PNG,
- **ustawić termin podpisu** i automatyczne przypomnienia e-mailem co 2, 3 albo 7 dni,
- **włączyć kod z e-maila**, który osoba wpisze przed podpisaniem,
- **dodać wiadomość** do osób podpisujących, na przykład z informacją, do kogo zwrócić się z pytaniami.

## Najczęstsze pytania

### Czy mogę podpisać umowę o pracę w HaloDokumenty?

Nie jako formę pisemną. Art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga zawarcia umowy o pracę na piśmie, a online spełnisz to kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którego HaloDokumenty nie oferuje. Umowa zawarta bez tej formy jest ważna, ale pracodawca musi przed dopuszczeniem do pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie strony, rodzaj i warunki umowy (art. 29 § 2 KP). Współpracę na podstawie umowy zlecenia możesz natomiast podpisać online.

### Czy wypowiedzenie umowy o pracę wysłane mailem jest skuteczne?

Kodeks pracy mówi, że oświadczenie o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 KP). Online spełnisz to podpisem kwalifikowanym. Skutki złożenia wypowiedzenia w innej formie to kwestia dla prawnika.

### Czy informację o warunkach pracy mogę wysłać elektronicznie?

Tak. Art. 29 § 3 KP pozwala przekazać ją w postaci papierowej lub elektronicznej. Podpisany online dokument pokazuje, kiedy pracownik go otrzymał i potwierdził.

## Źródła

- [Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1245](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260001245), art. 29 § 2 i § 3, art. 30 § 3.
- [Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000795), art. 78¹, 627, 734.

Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.