# Umowa B2B online

> Umowę o współpracy B2B podpiszesz zdalnie zwykłym podpisem elektronicznym. Sprawdź, co mówią przepisy, jak podpisać aneksy i na co uważać w umowie ramowej.

Źródło: https://halodokumenty.pl/umowa-b2b-online
Autor: Mikołaj Buczak, Członek Zarządu Halo sp. z o.o.
Opublikowano: 2026-09-27, zaktualizowano: 2026-09-27
Stan prawny na: 2026-09-27

## W skrócie

- Kodeks cywilny nie wymaga dla umowy o współpracy B2B żadnej szczególnej formy.
- Zwykły podpis elektroniczny wystarczy, a umowa spełnia formę dokumentową.
- Między przedsiębiorcami nie obowiązują ograniczenia dowodowe za brak formy zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 4 KC).
- Jeśli umowa ramowa zastrzega formę pisemną dla zmian, aneks online może nie wystarczyć.
- Umowę może podpisać osoba uprawniona do reprezentacji firmy albo pełnomocnik.

## Krótka odpowiedź

**Tak, umowę B2B podpiszesz online zwykłym podpisem elektronicznym.** Przepisy nie wymagają dla umów o współpracy między firmami szczególnej formy, a oświadczenie woli można złożyć także w postaci elektronicznej (art. 60 KC). Podpisana online umowa spełnia formę dokumentową (art. 77² KC).

## Co mówią przepisy

Umowa B2B to potoczna nazwa umowy między przedsiębiorcami, najczęściej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 KC), albo umowy o dzieło (art. 627 KC). Żadna z nich nie wymaga szczególnej formy.

Dwie zasady ułatwiają obrót między firmami:

- **Brak ograniczeń dowodowych.** Przepisów o skutkach niezachowania formy przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 KC). W sporze możesz udowadniać zawarcie umowy każdym dowodem.
- **Pismo potwierdzające.** Jeśli firma niezwłocznie potwierdzi w dokumencie umowę zawartą bez formy dokumentowej, a dokument zawiera nieistotne zmiany lub uzupełnienia, strony wiąże umowa w brzmieniu potwierdzenia, chyba że druga strona niezwłocznie się sprzeciwi (art. 77¹ § 2 KC).

## Kto podpisuje za firmę

Za spółkę podpisują osoby wskazane w KRS zgodnie z zasadą reprezentacji, na przykład prezes zarządu samodzielnie albo dwóch członków zarządu łącznie. Za jednoosobową działalność podpisuje właściciel. Może to też zrobić pełnomocnik.

W HaloDokumenty dodajesz każdą osobę, która ma podpisać, jako osobę podpisującą. Jeśli reprezentacja jest łączna, dodaj obie osoby. Możesz też ustawić kolejność: najpierw podpisuje kontrahent, potem Twoja firma.

## Aneksy i umowy ramowe

Aneks wymaga takiej formy, jaką ustawa albo strony przewidziały dla zawarcia umowy (art. 77 § 1 KC). Wiele umów ramowych zawiera klauzulę „zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Wtedy aneks podpisany zwykłym podpisem online może być nieważny, a potrzebny będzie podpis kwalifikowany albo papier.

Jeśli sam przygotowujesz umowę i chcesz podpisywać aneksy online, zapisz w niej, że zmiany wymagają formy dokumentowej. Rozwiązanie, odstąpienie i wypowiedzenie umowy zawartej w formie dokumentowej wymagają formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC).

## Jak podpisać umowę B2B online

1. Zapisz umowę razem z załącznikami (zakres prac, cennik, SLA) jako jeden PDF.
2. Wgraj go do HaloDokumenty i dodaj osoby podpisujące z obu firm.
3. Zaznacz pola podpisów, parafki na stronach i daty.
4. Wyślij. Kontrahent podpisze przez link, bez konta.
5. Po podpisaniu wszyscy dostaną PDF z certyfikatem podpisów, który każdy może zweryfikować.

## Najczęstsze pytania

### Czy umowa B2B musi być podpisana kwalifikowanym podpisem?

Nie. Przepisy nie wymagają dla niej formy pisemnej, więc wystarczy zwykły podpis elektroniczny. Podpis kwalifikowany jest potrzebny tylko wtedy, gdy strony zastrzegły w umowie formę pisemną albo gdy umowa obejmuje czynność, dla której ustawa jej wymaga, na przykład poręczenie.

### Czy mogę podpisać aneks do umowy B2B online?

Tak, jeśli umowa główna nie zastrzega dla zmian formy pisemnej. Sprawdź klauzulę o zmianach umowy. Jeśli wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, podpisz aneks kwalifikowanym podpisem albo na papierze.

### Czy parafować każdą stronę umowy?

Przepisy tego nie wymagają, ale parafki na stronach są częstą praktyką. W HaloDokumenty dodasz pole parafki na każdej stronie. Dodatkowo odcisk SHA-256 pokazuje, że żadna strona pliku nie została zmieniona po podpisaniu.

### Jak podpisać umowę, gdy zarząd reprezentuje łącznie?

Dodaj każdego członka zarządu, którego podpis jest potrzebny, jako osobę podpisującą. Dokument będzie podpisany dopiero wtedy, gdy podpiszą wszyscy.

## Źródła

- [Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000795), art. 60, 74, 77, 77¹, 77², 627, 750.

Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.