# Umowa najmu online

> Czy umowę najmu mieszkania podpiszesz przez internet? Kiedy wystarczy podpis online, kiedy potrzebny jest kwalifikowany, a kiedy notariusz.

Źródło: https://halodokumenty.pl/umowa-najmu-online
Autor: Mikołaj Buczak, Członek Zarządu Halo sp. z o.o.
Opublikowano: 2026-09-27, zaktualizowano: 2026-09-27
Stan prawny na: 2026-09-27

## W skrócie

- Umowa najmu na czas do roku nie wymaga szczególnej formy, więc podpiszesz ją online.
- Najem nieruchomości na dłużej niż rok powinien być na piśmie; bez tego umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC).
- Formę pisemną online spełnisz tylko podpisem kwalifikowanym.
- Najem okazjonalny wymaga oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego, więc całości nie zrobisz online.
- Protokół zdawczo-odbiorczy i aneks często podpiszesz online. Wypowiedzenie przez właściciela lokalu mieszkalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

## Krótka odpowiedź

**Umowę najmu możesz podpisać online, ale jej skutki zależą od okresu najmu.** Najem na czas do roku nie wymaga szczególnej formy. Najem nieruchomości albo lokalu na dłużej niż rok powinien być zawarty na piśmie; jeśli podpiszesz go zwykłym podpisem online, umowa będzie ważna, ale uzna się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC). Najmu okazjonalnego w całości online nie zawrzesz, bo wymaga aktu notarialnego.

## Co mówią przepisy

**Art. 660 KC:** umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.

To forma „dla wywołania określonych skutków”, a nie pod rygorem nieważności. Umowa podpisana online jest ważna. Zmienia się tylko jej charakter: zamiast najmu na trzy lata masz najem na czas nieoznaczony, który strony mogą wypowiedzieć według przepisów o wypowiedzeniu.

Jeśli zależy Ci na czasie oznaczonym dłuższym niż rok, podpiszcie umowę:

- własnoręcznie, na papierze, albo
- kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, bo forma elektroniczna jest równoważna pisemnej (art. 78¹ KC).

## Najem okazjonalny

Umowa najmu okazjonalnego lokalu dotyczy lokalu mieszkalnego wynajmowanego przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów).

Do umowy załącza się między innymi oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu (art. 19a ust. 2). Tej części nie zrobisz online: potrzebny jest notariusz.

## Co podpiszesz online przy najmie

- umowę najmu na czas do roku, na przykład najem wakacyjny albo na semestr,
- umowę najmu na czas nieoznaczony,
- protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników i wyposażenia,
- potwierdzenie wpłaty kaucji,
- aneks, jeśli umowa główna nie wymaga dla zmian formy pisemnej,
- wypowiedzenie złożone przez najemcę, jeśli umowa nie zastrzega innej formy (art. 77 § 2 KC).

**Wyjątek: wypowiedzenie przez właściciela lokalu mieszkalnego.** Gdy lokator płaci za używanie lokalu, właściciel może wypowiedzieć umowę tylko z przyczyn wskazanych w ustawie, a wypowiedzenie musi być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie i określać przyczynę (art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Online spełnisz to tylko podpisem kwalifikowanym.

## Jak podpisać umowę najmu online

1. Przygotuj umowę i protokół jako PDF. Do protokołu możesz dołączyć zdjęcia jako kolejne strony PDF.
2. Wgraj pliki do HaloDokumenty i dodaj najemcę jako osobę podpisującą.
3. Zaznacz pola podpisów, dat i, jeśli trzeba, pola tekstowe na stan liczników.
4. Jeśli najemców jest kilku, dodaj każdego z nich. Możesz ustalić kolejność podpisów.
5. Po podpisaniu wszyscy dostaną PDF z certyfikatem podpisów.

## Najczęstsze pytania

### Czy umowa najmu mieszkania podpisana online jest ważna?

Tak. Jeśli jest zawarta na czas do roku albo na czas nieoznaczony, podpis online w pełni wystarczy. Jeśli ma trwać dłużej niż rok, a nie podpiszecie jej na piśmie lub podpisem kwalifikowanym, będzie ważna, ale jako umowa na czas nieoznaczony (art. 660 KC).

### Czy najem okazjonalny można zawrzeć przez internet?

Nie w całości. Samą umowę możesz podpisać online, ale ustawa wymaga dołączenia oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego (art. 19a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów). Najemca musi je złożyć u notariusza.

### Czy protokół zdawczo-odbiorczy mogę podpisać online?

Tak. Przepisy nie wymagają dla niego szczególnej formy. Podpisany online protokół ze zdjęciami i stanem liczników dobrze dokumentuje stan mieszkania na dzień wydania.

### Czy najemca z zagranicy może podpisać umowę online?

Tak. Do podpisania przez link wystarczy adres e-mail; najemca nie musi mieć mObywatela ani polskiego numeru PESEL.

## Źródła

- [Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000795), art. 77, 78¹, 659, 660.
- [Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 725](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230000725), art. 11, 19a.

Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.