Najważniejsze w 30 sekund
- Po wysłaniu do podpisu treści PDF nie zmienisz, więc wszystkie poprawki rób wcześniej.
- Umowa i załączniki powinny być jednym plikiem, żeby wszyscy podpisali ten sam, kompletny dokument.
- Sprawdź dane stron, kwoty i daty, a potem zaznacz pola podpisów przy właściwych osobach.
- Zanim wyślesz, upewnij się, że umowa nie wymaga formy pisemnej; wtedy zwykły podpis online nie wystarczy.
Dlaczego warto sprawdzić plik przed wysłaniem
Najwięcej czasu przy podpisywaniu online traci się nie na samym podpisie, tylko na poprawkach po wysłaniu. W HaloDokumenty po wysłaniu dokumentu do podpisu nie zmienisz już pliku: wszyscy podpisują tę samą, zamkniętą treść. Jeśli zauważysz błąd, trzeba wycofać dokument, poprawić PDF i wysłać go ponownie. Kilka minut kontroli przed wysyłką oszczędza tę rundę.
Poniżej lista, którą warto przejść przy każdej umowie. Możesz ją wydrukować.
Treść i kompletność
- Wszystkie strony są na miejscu. Przewiń PDF do końca. Brakująca strona to najczęstszy powód ponownej wysyłki.
- Załączniki są w tym samym pliku. Cennik, zakres prac czy wzór protokołu najprościej dołączyć jako kolejne strony PDF. Wtedy podpis obejmuje cały komplet, a nie tylko umowę główną. Jeśli załączniki są osobnymi plikami, dodaj je do tego samego dokumentu.
- Numeracja stron i tytuł. Dopisz w stopce „strona X z Y” i nadaj dokumentowi czytelny tytuł, na przykład „Umowa o dzieło, projekt logo, Kowalski”. Tytuł zobaczą odbiorcy w e-mailu.
- Wersja ostateczna. Usuń komentarze, śledzenie zmian i znaczniki „projekt”. W Wordzie przed zapisem do PDF zaakceptuj lub odrzuć wszystkie zmiany.
Dane i liczby
- Dane stron. Imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy, NIP i KRS muszą zgadzać się z rejestrami. Nazwę spółki sprawdzisz w KRS, a firmy jednoosobowej w CEIDG.
- Kwoty i terminy. Kwota słownie i liczbą musi być taka sama; sprawdź też, czy wszędzie jest netto albo brutto.
- Daty. Nie wpisuj na sztywno daty zawarcia umowy, jeśli podpisy mogą przyjść w różne dni. Lepiej dodać pole daty przy każdym podpisie.
Podpisy i pola
- Kto podpisuje. Za spółkę podpisują osoby wskazane w KRS zgodnie z zasadą reprezentacji albo pełnomocnik. Jeśli reprezentacja jest łączna, potrzebne są podpisy wszystkich wymaganych osób.
- Miejsca podpisów. W HaloDokumenty przeciągasz pola podpisu, parafki, daty i tekstu na strony dokumentu i przypisujesz je konkretnym osobom. Sprawdź w podglądzie, czy każde pole stoi przy właściwej stronie umowy.
- Kolejność. Jeśli ma znaczenie, kto podpisuje pierwszy, włącz podpisywanie po kolei. Kolejna osoba dostanie link dopiero po podpisie poprzedniej.
Forma i bezpieczeństwo
- Forma umowy. Sprawdź, czy przepisy lub sama umowa ramowa nie wymagają formy pisemnej. Wtedy online potrzebny jest podpis kwalifikowany. Przykłady i wyjątki pokazuje kreator Jaki podpis jest mi potrzebny?.
- Adresy e-mail odbiorców. Link do podpisu trafi na wskazany adres. Literówka oznacza, że dokument nie dotrze; pomyłkowy adres, że trafi do kogoś innego. Przepisz adresy z ostatniej korespondencji, a nie z pamięci.
Jak zapisać PDF z popularnych programów
- Word: Plik, Zapisz jako, wybierz format PDF.
- Dokumenty Google: Plik, Pobierz, Dokument PDF.
- LibreOffice: Plik, Eksportuj jako, Eksportuj do PDF.
Jeśli dokument jest skanem, zadbaj o czytelność: prosty skan w dobrej rozdzielczości, bez cieni i przekrzywień. Druga strona musi móc przeczytać każdy zapis, zanim podpisze.
W HaloDokumenty możesz wgrać plik PDF do 50 MB. Pliki są szyfrowane przed zapisaniem na dysku serwera, a po podpisaniu przez wszystkich każda strona dostaje PDF z certyfikatem podpisów.
Najczęstsze pytania
Czy mogę poprawić umowę po wysłaniu do podpisu?
Nie. Po wysłaniu treść jest zamknięta. Jeśli nikt jeszcze nie podpisał albo nie podpisali wszyscy, możesz wycofać dokument, poprawić plik i wysłać go ponownie. Jeśli wszyscy już podpisali, przygotujcie aneks.
Czy załączniki muszą być w jednym pliku z umową?
Najlepiej tak. Jeden plik oznacza, że podpis obejmuje umowę razem z załącznikami, a każda strona ma identyczny komplet. W HaloDokumenty możesz też dodać kilka plików PDF do jednego dokumentu: wszyscy podpisują cały komplet w jednym procesie, a każdy plik dostaje własną podpisaną wersję.
Czy mogę wysłać do podpisu skan?
Tak, jeśli jest zapisany jako PDF i czytelny. Pamiętaj jednak, że skan umowy już podpisanej odręcznie nie staje się przez to nową umową; podpisujecie treść, którą widzicie w pliku.
Źródła
- Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, art. 77, 77², 78, 78¹.
- Kodeks spółek handlowych, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 18, art. 205 (reprezentacja spółki z o.o.).
Stan na: 19 października 2026 r.
Następną umowę podpisz online
Przez 14 dni korzystasz bez opłat. Druga strona podpisuje przez link, bez konta.