Podpis elektroniczny dla biura rachunkowego

Krótka odpowiedź

Większość dokumentów biura rachunkowego podpiszesz online zwykłym podpisem elektronicznym. Umowa o prowadzenie ksiąg to umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 KC), a te nie wymagają szczególnej formy. Między przedsiębiorcami nie obowiązują też ograniczenia dowodowe za brak formy zastrzeżonej dla celów dowodowych (art. 74 § 4 KC).

Dokumenty, które podpiszesz online

• umowa o prowadzenie księgowości lub kadr i płac z klientem firmowym,
• aneksy zmieniające zakres usług lub cenę, jeśli umowa nie zastrzega dla zmian formy pisemnej,
• protokoły przekazania i zwrotu dokumentów księgowych,
• umowy o zachowaniu poufności z pracownikami i współpracownikami,
• oświadczenia klienta, na przykład o kompletności przekazanych dokumentów.

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Biuro rachunkowe przetwarza dane osobowe w imieniu klienta, więc zawiera z nim umowę powierzenia. Art. 28 ust. 9 RODO mówi, że taka umowa ma „formę pisemną, w tym formę elektroniczną”.

To pojęcia z rozporządzenia unijnego, a nie z Kodeksu cywilnego. Czy wystarczy tu zwykły podpis elektroniczny, czy potrzebny jest kwalifikowany, zależy od interpretacji; jeśli masz wątpliwości, zapytaj swojego inspektora ochrony danych albo prawnika. Najbezpieczniej jest dołączyć umowę powierzenia do umowy głównej i podpisać obie tym samym podpisem.

Jak to wygląda w praktyce

1. Przygotuj umowę, umowę powierzenia i cennik: jeden albo kilka plików PDF w jednym dokumencie.
2. Wgraj je do HaloDokumenty i dodaj osobę reprezentującą klienta; możesz ją wybrać z listy klientów.
3. Zaznacz pola podpisów, dat i parafek.
4. Klient podpisze przez link na telefonie albo komputerze.
5. Obie strony dostaną PDF z certyfikatem podpisów. Plik możesz dołączyć do akt klienta.

Jeśli zakładasz konto przez mObywatel, klient zobaczy, że umowę wysłała osoba o tożsamości potwierdzonej przez państwo.

Klienci, szablony i przypomnienia

• Klienci: w zakładce Klienci prowadzisz listę klientów biura. Dane firmy pobierzesz z GUS po numerze NIP, a całą listę zaimportujesz z pliku CSV. W teczce klienta widzisz wszystkie jego dokumenty.
• Termin podpisu: przy wysyłce ustawiasz, do kiedy klient ma podpisać dokument, na przykład aneks z nowym cennikiem. Po terminie dokument dostaje status „Termin minął”, a nowy termin ustawisz w jego szczegółach.
• Przypomnienia: od planu Core klient, który nie podpisał, dostaje e-mail co 2, 3 albo 7 dni (najwyżej trzy razy), a tuż przed terminem jeszcze jeden. W każdym planie przypomnisz też ręcznie w szczegółach dokumentu.
• Szablony i wysyłka seryjna: umowę albo aneks zapiszesz jako szablon z polami, a od planu Core także z rolami i przypomnieniami. W planie Core z szablonu wyślesz aneks do wszystkich klientów naraz: do zaznaczonych, do klientów z etykietą albo z listy CSV, najwyżej 500 w jednej wysyłce. Każdy klient podpisuje swój egzemplarz, a podpisane pliki pobierzesz w jednej paczce ZIP.
• Pliki od klienta (od planu Core): poprosisz klienta o odpis z KRS albo pełnomocnictwo, a on prześle je na stronie podpisu.
• Wygasły link: klient poprosi o nowy na stronie linku, a my wyślemy go tylko na adres, który podałeś.
• Dokumenty podpisane poza HaloDokumenty (od planu Core): umowę podpisaną na papierze albo podpisem kwalifikowanym dodasz jako plik PDF do teczki klienta, z datą podpisania i stronami. Plik zapisujemy bez zmian i nie sprawdzamy podpisów, które w nim są.
• Lista dokumentów: filtrujesz dokumenty po statusie, kliencie i dacie, eksportujesz listę do CSV, a od planu Core zaznaczasz kilka naraz: przypomnisz o podpisie, przeniesiesz do archiwum albo wycofasz niepodpisane.

Kartoteka klientów z GUS, szablony, ręczne przypomnienia i eksport CSV są w każdym planie. Przez pierwsze 14 dni od założenia konta masz pełny dostęp do funkcji planu Core, więc wysyłkę seryjną sprawdzisz bez opłat. Szczegóły planów są w cenniku.

Comiesięczny aneks do wszystkich klientów

1. Raz przygotuj aneks w PDF, zaznacz pola dla roli „Klient” i zapisz go jako szablon. Jeśli biuro też podpisuje, dodaj rolę „Ja”.
2. Przy wysyłce wybierz klientów: zaznaczonych na liście, z etykietą (na przykład „pełna księgowość”) albo z pliku CSV. W tytule możesz użyć pola , a każdy dokument dostanie nazwę klienta.
3. Sprawdź podsumowanie i potwierdź. Na stronie postępu widzisz, ile dokumentów już wysłaliśmy.
4. Klienci podpisują swoje egzemplarze, a jeśli w szablonie są przypomnienia, ci, którzy zwlekają, dostaną je e-mailem. Jeśli biuro też podpisuje, na stronie „Twoje dokumenty do podpisu” podpiszesz wiele dokumentów naraz, jednym potwierdzeniem.

Paczka ZIP na kontrolę

Gdy klient, audytor albo urząd prosi o umowy, zaznacz dokumenty na liście i pobierz paczkę ZIP (od planu Core). Każdy dokument ma w niej swój folder z podpisanym plikiem PDF, w tym dokumenty podpisane poza HaloDokumenty. W planie Core pojedynczy podpisany dokument udostępnisz też osobie trzeciej, na przykład bankowi: dostanie e-mailem link ważny 7, 14 albo 30 dni, który możesz wcześniej odwołać.

Najczęstsze pytania

Źródła

• Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, art. 74 § 4, 77, 750.
• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 28 ust. 9.

Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.