Regulamin

1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z serwisu HaloDokumenty dostępnego pod adresem halodokumenty.pl i jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługi świadczy HALO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach, ul. Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001145505, NIP 9542880835, REGON 540462426 (dalej: Operator).
3. Z Operatorem można się kontaktować: e-mailem na adres kontakt@halodokumenty.pl, przez formularz kontaktowy, telefonicznie pod numerem +48 570 536 333 albo listownie na adres siedziby.
4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób, który pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować.

2. Definicje

• Serwis: serwis HaloDokumenty dostępny pod adresem halodokumenty.pl.
• Użytkownik: osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i ma pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, której ustawa przyznaje zdolność prawną, korzystająca z Serwisu.
• Konsument: Użytkownik będący konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta: osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
• Konto: indywidualne konto Użytkownika w Serwisie.
• Nadawca: Użytkownik, który wysyła Dokument do podpisu.
• Odbiorca: osoba, której Nadawca wysłał Dokument do podpisu albo do wglądu; Odbiorca nie musi mieć Konta.
• Dokument: plik PDF przesłany do Serwisu.
• Podpis elektroniczny: podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 10 rozporządzenia (UE) nr 910/2014 (eIDAS) składany w Serwisie. Nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Plan: odpłatny pakiet usług opisany w cenniku.
• Szablon: Dokument zapisany przez Użytkownika jako wzór do ponownego wysyłania.
• Klient: osoba lub firma, której dane Użytkownik zapisał w bazie klientów na swoim Koncie.
• Okres bez opłat: okres 14 dni od założenia Konta, opisany w pkt 6.

3. Rodzaje i zakres usług

1. Operator świadczy drogą elektroniczną usługi polegające na: prowadzeniu Konta; przesyłaniu Dokumentów; umieszczaniu na Dokumentach pól podpisu, parafki, daty, tekstu i wyboru; wysyłaniu Dokumentów Odbiorcom do podpisu lub do wglądu, także w ustalonej kolejności; składaniu Podpisów elektronicznych; wycofywaniu Dokumentów przed podpisaniem przez wszystkie osoby; prowadzeniu historii Dokumentu; dołączaniu do podpisanego Dokumentu certyfikatu podpisów z odciskiem SHA-256; publicznej weryfikacji autentyczności podpisanych Dokumentów; wysyłaniu powiadomień e-mail.
2. Serwis umożliwia także: ustawienie terminu podpisu i automatycznych przypomnień e-mail; zabezpieczenie dostępu do Dokumentu kodem jednorazowym wysyłanym Odbiorcy e-mailem; poproszenie Odbiorcy o przesłanie plików; prowadzenie bazy Klientów, z importem i eksportem w formacie CSV oraz pobraniem danych firmy z rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny; zapisywanie Dokumentów jako Szablonów i wysyłkę Dokumentu z Szablonu do wielu Klientów naraz (wysyłka seryjna); udostępnianie podpisanego Dokumentu osobie trzeciej linkiem o ograniczonej ważności; przechowywanie Dokumentów podpisanych poza Serwisem.
3. Konto może zostać potwierdzone przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (login.gov.pl), na przykład aplikacją mObywatel. Potwierdzenie dotyczy tożsamości właściciela Konta, a nie Odbiorców.
4. Operator nie jest kwalifikowanym dostawcą usług zaufania i nie świadczy usług kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Użytkownik samodzielnie ocenia, czy dla danej czynności prawnej przepisy nie wymagają formy pisemnej, elektronicznej albo aktu notarialnego.
5. Zakres i ceny Planów, w tym to, które z usług wymienionych w pkt 3.1 i 3.2 są dostępne w danym Planie, określa cennik.

4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są:

• urządzenie z dostępem do internetu;
• aktualna wersja przeglądarki internetowej (na przykład Chrome, Firefox, Safari lub Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies;
• aktywny adres e-mail;
• w przypadku Konta: numer telefonu komórkowego, na który Serwis wysyła kod SMS potwierdzający numer;
• do logowania przez login.gov.pl: aplikacja mObywatel;
• Dokument w formacie PDF o rozmiarze do 50 MB.

5. Konto i zawarcie umowy

1. Konto zakłada się, podając adres e-mail i hasło albo logując się przez login.gov.pl lub inną metodę logowania dostępną na stronie rejestracji. Do korzystania z Konta wymagane jest potwierdzenie adresu e-mail oraz numeru telefonu kodem SMS.
2. Z chwilą założenia Konta zostaje zawarta nieodpłatna umowa o prowadzenie Konta na czas nieoznaczony. Zakup Planu oznacza zawarcie odpłatnej umowy o świadczenie usług na wybrany okres rozliczeniowy.
3. Imię i nazwisko potwierdzone przez login.gov.pl lub inną usługę weryfikacji tożsamości są w Koncie tylko do odczytu.
4. Odbiorca korzysta z Serwisu w zakresie potrzebnym do zapoznania się z Dokumentem i jego podpisania lub odmowy podpisania, na podstawie osobistego linku otrzymanego e-mailem.

6. Okres bez opłat, plany i płatności

1. Przez 14 dni od założenia Konta Użytkownik może korzystać z Serwisu bez opłat. Po upływie tego okresu, jeżeli Użytkownik nie wykupił Planu, Konto działa w trybie tylko do odczytu: Użytkownik może przeglądać i pobierać swoje Dokumenty oraz korzystać z zakładek „Plan i płatności” i „Profil”, ale wysłanie nowego Dokumentu wymaga wykupienia Planu. Okres bez opłat nie przechodzi automatycznie w płatny Plan i nie wiąże się z żadnym obciążeniem.
2. Ceny w cenniku są cenami netto; do płatności dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki (obecnie 23%).
3. Plan opłaca się z góry za okres miesięczny, kwartalny albo roczny. Płatności obsługuje Stripe; Operator nie przechowuje danych kart płatniczych.
4. Plan odnawia się na kolejny okres rozliczeniowy, dopóki Użytkownik go nie anuluje. Anulować Plan można w każdej chwili w zakładce „Plan i płatności”; po anulowaniu Plan działa do końca opłaconego okresu.
5. Jeżeli płatność za kolejny okres się nie powiedzie, Użytkownik ma 7 dni na jej uregulowanie; po tym czasie dostęp do Konta, poza zakładkami „Plan i płatności” i „Profil”, zostaje wstrzymany do czasu opłacenia Planu. Każdy podpisany Dokument jego strony otrzymały e-mailem, a jego autentyczność można sprawdzić na stronie weryfikacji.
6. O zmianie cen Operator informuje Użytkownika e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Nowa cena obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego; Użytkownik, który się na nią nie zgadza, może anulować Plan przed jego odnowieniem.

7. Obowiązki Użytkownika

1. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających prawa osób trzecich.
2. Użytkownik podaje prawdziwe dane, chroni hasło i dostęp do Konta oraz odpowiada za treść wysyłanych Dokumentów.
3. Nadawca odpowiada za to, że ma prawo przekazać Operatorowi dane Odbiorców i Klientów (w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail) w celu wysłania im Dokumentu i prowadzenia bazy Klientów.
4. Przy wysyłce seryjnej Użytkownik odpowiada za to, że ma podstawę do wysłania Dokumentu każdemu Odbiorcy i że dane Odbiorców są prawidłowe. Aby chronić doręczalność poczty, Operator może ograniczyć liczbę Dokumentów wysyłanych z jednego Konta w ramach wysyłki seryjnej w ciągu doby; obecnie jest to 500 Dokumentów.
5. Użytkownik decyduje, komu udostępnia podpisany Dokument linkiem, i odpowiada za to udostępnienie. Udostępnienie można w każdej chwili odwołać.
6. Prosząc Odbiorcę o przesłanie plików, Użytkownik prosi tylko o dane niezbędne do danego celu (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Odbiorca może przesłać pliki PDF, JPG albo PNG o rozmiarze do 10 MB każdy.
7. Dokument podpisany poza Serwisem Operator przechowuje w niezmienionej postaci i nie sprawdza jego podpisów. Taki Dokument nie otrzymuje certyfikatu podpisów HaloDokumenty ani strony weryfikacji.

8. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta mogą w terminie 14 dni od zawarcia umowy odstąpić od niej bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
2. Oświadczenie można wysłać e-mailem na adres kontakt@halodokumenty.pl, przez formularz kontaktowy albo listownie; można skorzystać ze wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta.
3. Operator zwraca wszystkie dokonane płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem zapłaty (art. 32 ustawy o prawach konsumenta).
4. Jeżeli Konsument wyraźnie zażądał rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia, jest obowiązany do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ich zakresu (art. 35 ustawy o prawach konsumenta).

9. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Serwisu można składać e-mailem na adres reklamacje@halodokumenty.pl lub kontakt@halodokumenty.pl, przez formularz kontaktowy albo listownie.
2. Reklamacja powinna zawierać dane kontaktowe, opis problemu i, jeśli to możliwe, identyfikator Dokumentu.
3. Operator odpowiada na reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od jej otrzymania, e-mailem lub w inny sposób wskazany w reklamacji. Brak odpowiedzi Konsumentowi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).
4. Konsumentowi i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługują uprawnienia z tytułu niezgodności usługi cyfrowej z umową określone w rozdziale 5b ustawy o prawach konsumenta.
5. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, na przykład z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.

10. Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę o prowadzenie Konta, wysyłając oświadczenie e-mailem na adres kontakt@halodokumenty.pl albo przez formularz kontaktowy. Opłacony Plan działa do końca okresu rozliczeniowego.
2. Operator może rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego terminu wypowiedzenia z ważnych przyczyn, w szczególności zakończenia świadczenia usług lub zmiany przepisów uniemożliwiającej ich świadczenie; może ją rozwiązać bez zachowania terminu, jeśli Użytkownik dostarcza treści o charakterze bezprawnym.
3. Po rozwiązaniu umowy Dokumenty są przechowywane i usuwane zgodnie z polityką prywatności. Podpisane Dokumenty stanowią dowód także dla Odbiorców.

11. Odpowiedzialność

1. Operator nie jest stroną umów zawieranych przez Użytkowników z użyciem Serwisu i nie odpowiada za ich treść ani za wybór formy czynności prawnej.
2. Operator dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie; może przeprowadzać prace techniczne, o ile to możliwe w godzinach najmniejszego ruchu.
3. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

12. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym okresy przechowywania Dokumentów, określa polityka prywatności.

Dane Klientów i Odbiorców, które Użytkownik wprowadza do Serwisu, Operator przetwarza w imieniu Użytkownika jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na zasadach opisanych w polityce prywatności. Umowę powierzenia przetwarzania danych Operator przekazuje na wniosek Użytkownika wysłany na adres prywatnosc@halodokumenty.pl.

13. Zmiany Regulaminu

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zakresu usług lub sposobu ich świadczenia.
2. O zmianie Regulaminu Operator informuje Użytkowników e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie rozwiązać umowę zgodnie z pkt 10.

14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawy o prawach konsumenta.
2. Wybór prawa polskiego nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu przez przepisy, których nie można wyłączyć w drodze umowy.