W skrócie
- Umowa najmu na czas do roku nie wymaga szczególnej formy, więc podpiszesz ją online.
- Najem nieruchomości na dłużej niż rok powinien być na piśmie; bez tego umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC).
- Formę pisemną online spełnisz tylko podpisem kwalifikowanym.
- Najem okazjonalny wymaga oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego, więc całości nie zrobisz online.
- Protokół zdawczo-odbiorczy i aneks często podpiszesz online. Wypowiedzenie przez właściciela lokalu mieszkalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Krótka odpowiedź
Umowę najmu możesz podpisać online, ale jej skutki zależą od okresu najmu. Najem na czas do roku nie wymaga szczególnej formy. Najem nieruchomości albo lokalu na dłużej niż rok powinien być zawarty na piśmie; jeśli podpiszesz go zwykłym podpisem online, umowa będzie ważna, ale uzna się ją za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 KC). Najmu okazjonalnego w całości online nie zawrzesz, bo wymaga aktu notarialnego.
Co mówią przepisy
Art. 660 KC: umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.
To forma „dla wywołania określonych skutków”, a nie pod rygorem nieważności. Umowa podpisana online jest ważna. Zmienia się tylko jej charakter: zamiast najmu na trzy lata masz najem na czas nieoznaczony, który strony mogą wypowiedzieć według przepisów o wypowiedzeniu.
Jeśli zależy Ci na czasie oznaczonym dłuższym niż rok, podpiszcie umowę:
- własnoręcznie, na papierze, albo
- kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, bo forma elektroniczna jest równoważna pisemnej (art. 78¹ KC).
Najem okazjonalny
Umowa najmu okazjonalnego lokalu dotyczy lokalu mieszkalnego wynajmowanego przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów).
Do umowy załącza się między innymi oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu (art. 19a ust. 2). Tej części nie zrobisz online: potrzebny jest notariusz.
Co podpiszesz online przy najmie
- umowę najmu na czas do roku, na przykład najem wakacyjny albo na semestr,
- umowę najmu na czas nieoznaczony,
- protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników i wyposażenia,
- potwierdzenie wpłaty kaucji,
- aneks, jeśli umowa główna nie wymaga dla zmian formy pisemnej,
- wypowiedzenie złożone przez najemcę, jeśli umowa nie zastrzega innej formy (art. 77 § 2 KC).
Wyjątek: wypowiedzenie przez właściciela lokalu mieszkalnego. Gdy lokator płaci za używanie lokalu, właściciel może wypowiedzieć umowę tylko z przyczyn wskazanych w ustawie, a wypowiedzenie musi być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie i określać przyczynę (art. 11 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Online spełnisz to tylko podpisem kwalifikowanym.
Jak podpisać umowę najmu online
- Przygotuj umowę i protokół jako PDF. Do protokołu możesz dołączyć zdjęcia jako kolejne strony PDF.
- Wgraj pliki do HaloDokumenty i dodaj najemcę jako osobę podpisującą.
- Zaznacz pola podpisów, dat i, jeśli trzeba, pola tekstowe na stan liczników.
- Jeśli najemców jest kilku, dodaj każdego z nich. Możesz ustalić kolejność podpisów.
- Po podpisaniu wszyscy dostaną PDF z certyfikatem podpisów.
Najczęstsze pytania
Czy umowa najmu mieszkania podpisana online jest ważna?
Tak. Jeśli jest zawarta na czas do roku albo na czas nieoznaczony, podpis online w pełni wystarczy. Jeśli ma trwać dłużej niż rok, a nie podpiszecie jej na piśmie lub podpisem kwalifikowanym, będzie ważna, ale jako umowa na czas nieoznaczony (art. 660 KC).
Czy najem okazjonalny można zawrzeć przez internet?
Nie w całości. Samą umowę możesz podpisać online, ale ustawa wymaga dołączenia oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego (art. 19a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów). Najemca musi je złożyć u notariusza.
Czy protokół zdawczo-odbiorczy mogę podpisać online?
Tak. Przepisy nie wymagają dla niego szczególnej formy. Podpisany online protokół ze zdjęciami i stanem liczników dobrze dokumentuje stan mieszkania na dzień wydania.
Czy najemca z zagranicy może podpisać umowę online?
Tak. Do podpisania przez link wystarczy adres e-mail; najemca nie musi mieć mObywatela ani polskiego numeru PESEL.
Źródła
- Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, art. 77, 78¹, 659, 660.
- Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 725, art. 11, 19a.
Stan prawny sprawdzony 27 września 2026 r.
Wyślij pierwszą umowę do podpisu. Przez 14 dni korzystasz bez opłat.
Wypróbuj 14 dni bez opłat